Elektronická fakturácia: na čo sa firmy musia pripraviť

Papierová faktúra má spočítané dni. Európska únia smeruje k tomu, aby sa elektronická fakturácia v štruktúrovanom formáte stala štandardom pre firmy naprieč celým spoločným trhom. Iniciatíva s názvom ViDA, teda DPH v digitálnom veku, postupne zavádza povinné e-faktúry a digitálne hlásenie transakcií. Pre slovenské firmy to znamená jediné: nie je otázka či, ale kedy. A pripraviť sa oplatí skôr než na poslednú chvíľu.

Čo je elektronická fakturácia a čo ňou nie je

Pozor na časté nedorozumenie. Elektronická faktúra nie je PDF poslané e-mailom. Skutočná e-faktúra je dokument v štruktúrovanom strojovo čitateľnom formáte, ktorý si dokážu účtovné systémy navzájom automaticky spracovať bez ručného prepisovania. PDF síce vidí človek, no softvér z neho dáta sám nevytiahne. Práve prechod od "obrázka faktúry" k štruktúrovaným dátam je jadrom celej zmeny.

Prečo to EÚ zavádza

Hlavným dôvodom je boj proti daňovým podvodom a zjednodušenie kontroly DPH. Keď štát vidí transakcie v reálnom čase a v jednotnom formáte, podvody sa odhaľujú ľahšie. Rámec ViDA podrobne opisuje aj Európska komisia. Pre firmy z toho plynie aj pozitívum: menej ručnej práce, menej chýb a rýchlejšie spracovanie platieb.

Čo to znamená pre vašu firmu v praxi

Aby ste boli pripravení, treba myslieť na niekoľko oblastí naraz:

• Účtovný a fakturačný softvér: musí vedieť vytvárať a prijímať faktúry v štruktúrovanom formáte, nielen generovať PDF.
• Prepojenie systémov: fakturácia, sklad a účtovníctvo by mali komunikovať medzi sebou, aby dáta neputovali ručne z jedného do druhého.
• Archivácia: elektronické faktúry treba bezpečne uchovávať v súlade s legislatívou, vrátane zálohovania a ochrany pred stratou.
• Ľudia a procesy: účtovníci a fakturanti potrebujú vedieť, ako nový spôsob práce funguje.

Samotný účtovný a fakturačný softvér si vyberáte vy spolu so svojím účtovníkom, to nie je naša parketa. Z IT strany vám však vieme pomôcť s tým, čo okolo neho musí fungovať spoľahlivo a bezpečne: s bezpečnou archiváciou a zálohovaním vašich dokladov, aby ste o faktúry nikdy neprišli a v prípade kontroly ich mali vždy poruke.

Prečo nečakať na poslednú chvíľu

Firmy, ktoré sa prispôsobujú v strese a na poslednú chvíľu, robia drahé rozhodnutia. Vyberú prvý nástroj, ktorý nájdu, prepoja ho narýchlo a potom riešia chyby v ostrej prevádzke. Naopak firma, ktorá má priestor, si pokojne vyberie riešenie, otestuje ho a zaškolí ľudí. Včasná príprava nie je len o splnení povinnosti. Je to konkurenčná výhoda v rýchlosti aj v poriadku vo financiách.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Je posielanie faktúr ako PDF dostatočné?

Z dnešného pohľadu vám to môže fungovať, no v zmysle pripravovaných pravidiel o elektronickej fakturácii PDF nestačí. Skutočná e-faktúra musí byť v štruktúrovanom strojovo čitateľnom formáte. PDF je v podstate obrázok, z ktorého softvér dáta automaticky nespracuje. Preto sa oplatí počítať s prechodom vopred.

Odkedy bude elektronická fakturácia povinná?

Zavádzanie prebieha postupne v rámci európskej iniciatívy ViDA a jednotlivé povinnosti nabiehajú v etapách v najbližších rokoch. Presné termíny sa upresňujú, preto je rozumné sledovať vývoj a pripraviť si systémy s dostatočným predstihom, nie až tesne pred termínom.

Musím kvôli tomu meniť celý účtovný softvér?

Nie nevyhnutne. Mnohé moderné systémy už elektronickú fakturáciu podporujú alebo ju doplnia aktualizáciou. Niekedy stačí správne prepojiť existujúce nástroje. Najlepšie je dať si súčasný stav posúdiť a až potom rozhodnúť, či stačí úprava alebo sa oplatí prejsť na nové riešenie.

Ako mám elektronické faktúry bezpečne archivovať?

Elektronické faktúry treba uchovávať po zákonom stanovenú dobu, čitateľné a chránené pred stratou či neoprávnenou úpravou. V praxi to znamená spoľahlivé úložisko s pravidelným zálohovaním a riadeným prístupom. Práve archiváciu firmy často podcenia, preto sa jej oplatí venovať hneď na začiatku.