Firma prišla o jediného IT správcu: čo nasledovalo bez IT outsourcingu

Telefón zazvonil v pondelok ráno o siedmej. Martin, konateľ menšej obchodnej firmy s elektroinštalačným materiálom pri Trnave, zdvihol s kávou v ruke a ešte netušil, že tento hovor mu zmení najbližšie tri mesiace. Volal mu jediný IT správca firmy. Odchádza, s okamžitou platnosťou, zo zdravotných dôvodov. IT outsourcing dovtedy považoval Martin za zbytočný výdavok navyše. O chvíľu zistil, prečo sa mýlil.

Čo hrozí firme, keď príde o jediného IT správcu?

Firma, ktorá príde o jediného IT správcu zo dňa na deň, riskuje výpadok kľúčových systémov, stratu prístupov k serverom a účtom a spomalenie alebo úplné zastavenie prevádzky. Ak správca nemal zastupovanie ani zdokumentované heslá, firma zostáva doslova bez rúk aj bez mapy vlastnej infraštruktúry.

Jeden človek, celé IT na jeho pleciach

Jožko (meno sme zmenili) pracoval vo firme sedem rokov. Poznal každý kábel, každé heslo, každý tichý problém, ktorý sa riešil „však to nejako funguje“. Martin mu dôveroval naplno, a to bola prvá chyba.

Firma nemala žiadnu dokumentáciu siete. Heslá k serveru, k firewallu, k zálohovaciemu systému aj k administrátorskému účtu v Microsoft 365 mal Jožko len v hlave a v súkromnom zošite, ktorý si odniesol domov. Keď odišiel, odišla s ním aj polovica IT znalostí firmy.

Prvý týždeň to ešte vyzeralo zvládnuteľne. Účtovníčka si poradila s tlačiarňou sama, obchodníci fungovali na notebookoch. Martin si povedal, že si nájde nového správcu „o pár týždňov, nie je kam sa ponáhľať“.

Keď prišiel prvý problém

O tri týždne neskôr padol firemný server. Nič dramatické, bežný problém s aktualizáciou, aký by skúsený správca vyriešil za hodinu. Lenže nikto vo firme nevedel, kde server fyzicky je, aké má prístupové údaje, ani kto spravuje zálohy.

Martin volal na linku náhodne vybranej IT firmy z internetu. Čakanie na termín, zisťovanie hesiel, odhaľovanie, že zálohy sa posledných päť mesiacov vôbec nerobili, lebo úloha bežala na lokálnom disku, ktorý sa nikdy nekontroloval. Výpadok trval štyri pracovné dni.

Dvaja dlhoroční odberatelia, ktorí čakali na objednávky a dodacie listy, si po treťom dni vybrali iného dodávateľa. Jeden sa už nikdy nevrátil. Martin si vtedy spomenul na článok, ktorý kedysi preletel očami: Business Continuity: Ako požiar takmer zničil bratislavskú firmu. Vtedy mu to pripadalo ako vzdialená hrozba. Teraz to prežíval sám, len bez požiaru, s rovnako reálnymi dôsledkami.

Prečo outsourcing je lacnejšia poistka ako panika

Keď Martin konečne IT firmu našiel a nechal si spraviť IT audit, výsledok nebol príjemný. Zastaraný firewall, chýbajúca dokumentácia, žiadne pravidlá pre prístupy, zálohy bez testu obnovy. Vysvetlili mu, aký je význam outsourcingu v praxi: nejde o to, že firme niekto „preberie IT“, ale že si kúpi čas a odbornosť špecialistu presne vtedy, keď ho potrebuje, vrátane okamžitého zástupu IT správcu, keď interný človek chýba.

Presný rozdiel medzi jednotlivými formami vysvetľuje aj náš starší článok IT outsourcing, ktorý si Martin prečítal, žiaľ, až po tom, čo prišiel o klientov.

Cena, ktorú firma zaplatila za podcenenie

Martinova firma dnes funguje, server beží, zálohy sa testujú. Ale dvaja odberatelia sa nevrátili a náklady na urgentný zásah externej firmy, stratené tržby za dni výpadku a čas, ktorý Martin strávil riešením namiesto riadenia firmy, sa spočítali na sumu, akú by outsourcing stál za celý rok dopredu. Podcenené riziko napokon vyšlo drahšie ako prevencia.

Keby mala firma vopred dohodnutý outsourcing IT v podobe pravidelných hodín špecialistu a jasnej dokumentácie, odchod jedného človeka by bol nepríjemnosť, nie kríza. Podľa odporúčaní SK-CERT patrí práve absencia kontinuity a záložných prístupov medzi najčastejšie dôvody, prečo sa bežný technický výpadok zmení na vážny biznis problém.

Ak by vo firme existoval aj plán na obnovu po výpadku podobný tomu, ktorý si Martin napokon nechal nastaviť, mohol tiež zvážiť prípravu na blížiaci sa koniec podpory starších systémov, podobne ako sme písali v článku o tom, čo pre firmy znamená aktualizácia Windows 11. Firma s jedným interným správcom totiž ľahko zaostáva aj v bežnej údržbe, nielen v krízach.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Aké riešenie na zástup IT správcu odporúčate pre malú firmu do 20 zamestnancov?

Pre malú firmu do 20 zamestnancov odporúčame dohodnutý IT outsourcing v rozsahu niekoľkých hodín mesačne, ktorý sa dá okamžite navýšiť, keď interný človek odíde alebo ochorie. Náš špecialista dokáže prevziať prístupy a spustiť nutné zásahy spravidla do 24 hodín od nahlásenia.

Ako sa dá predísť situácii, že firma po odchode IT správcu nemá žiadne heslá?

Riešením je mať od začiatku vedenú základnú dokumentáciu prístupov uloženú mimo osobného počítača správcu, napríklad v zabezpečenom firemnom trezore hesiel. Pri outsourcingu IT túto dokumentáciu nastavíme spoločne s vami ako súčasť prvého auditu.

Oplatí sa outsourcing aj firme, ktorá už má vlastného IT správcu?

Áno, outsourcing slúži práve aj ako poistka pre firmy s jedným interným správcom. Ak je PN, na dovolenke alebo dá výpoveď, firma nezostane bez podpory ani na jediný deň.

Čím sa líši outsourcing od toho, že si najmem ďalšieho interného IT človeka?

Interný zamestnanec je fixný náklad bez ohľadu na vyťaženosť, outsourcing platíte podľa reálne odpracovaného času alebo dohodnutého rozsahu. Pre firmy, ktoré nepotrebujú IT človeka na plný úväzok, je to zvyčajne výhodnejšia a pružnejšia voľba.