„Konečne mám koho zavolať": ako firmy získavajú pokojné IT

Po každej oprave alebo záchrane fotiek sa nás občas niekto z vás opýta: „A robíte to aj pre firmy?" Túto otázku si u nás po prvej spolupráci položilo viac ako 90 ľudí len za posledný rok. Najčastejšie príde vetou, ktorá začína slovami „doma ste mi to vyriešili" a končí akýmsi pootvoreným otáznikom o práci.

Áno, robíme. Viac ako 600 firiem dnes spí pokojnejšie vďaka tomu, že ich IT nikto nenecháva napospas náhode. A z rozhovorov s novými klientmi vieme jedno: pokojné firemné IT nie je luxus. Je to len dobre nastavený štandard, ktorý si veľa firiem dlho odkladá na neskôr.

Prečo z domácich klientov často prerastáme do firiem

Logika je jednoduchá. Doma vás technik pozná, vie, na čom vám záleží, a viete, že keď zavoláte, niekto zdvihne. V práci sa tá istá osoba zrazu dostáva do prostredia, kde funguje pol firmy. Pomalé počítače pri účtovníčke. Tlačiareň, ktorá raz tlačí a inokedy nie. Mail, ktorý sa občas „zasekne" a nikto nevie prečo.

Otázka „a robíte to aj pre firmy?" je vlastne otázkou „mohli by ste tú istú dôveru priniesť aj sem?". Vždy je odpoveď áno. Len s niekoľkými systémami navyše: monitoringom, helpdeskom, dokumentáciou a zálohami, ktoré niekto naozaj sleduje.

Tri starosti, ktoré zmiznú zo zoznamu

Keď preberáme firemné IT, najčastejšie počúvame tri opakujúce sa frustrácie. A na všetky tri máme jasnú odpoveď.

1. Pomalý počítač už nie je váš problém

Sledujeme stav zariadení v pozadí. Vidíme, keď začína zlyhávať disk, dochádza pamäť, alebo niektorý počítač viac ako týždeň „kašle". Chyby riešime skôr, než vás začnú obťažovať a než vás prinútia volať. Vy len zistíte, že počítač znova zrýchlil. Často ani neviete, kedy a kto to vyriešil.

2. „Kto to má teraz vyriešiť?"

Tlačiareň netlačí. Maily neodchádzajú. Z monitora vás po hodine bolia oči, pretože ho nikto poriadne nenastavil. V mnohých firmách začína kolovanie otázky: „Komu napísať?" Najprv kolegovi. Potom šéfovi. Potom „známemu", ktorý sa minule v tom vyznal.

U nás máte jedno telefónne číslo. Jeden mail. A za tým tím technikov, ktorí poznajú vašu firmu, vaše počítače aj vašich ľudí. Žiadne preposielanie medzi kolegami a žiadne hľadanie, „kto to robil minule".

3. Zálohy, ktoré niekto naozaj kontroluje

Najčastejší šok pri prvom IT audite: zálohovanie síce beží, ale nikto ho roky netestoval. Disk je plný, posledné dáta sa nezálohovali pol roka, alebo sa zálohujú do toho istého počítača, ktorý sa má zachrániť. Nekontrolovaná záloha je vo väčšine prípadov nepoužiteľná záloha.

Pri firemnej správe to nastavujeme tak, aby sme obnovu pravidelne reálne skúšali. Nie raz za rok, keď je už neskoro. Aby sme vedeli, že keď to padne, naozaj sa to vráti späť.

Ako vyzerá pokojné firemné IT v praxi

Predstavte si bežný pondelok. Účtovníčka príde do práce, počítač sa zapne, otvorí účtovný program, faktúra sa odošle. Kolegovia v sklade nasnímajú dodávky, údaje sa automaticky synchronizujú do systému. Šéf si otvorí mesačný report a vidí, čo sa za posledných 30 dní v IT dialo. Žiadne dlhé čakanie. Žiadne „nefunguje mi tlačiareň, vieš o tom?"

V pozadí beží monitoring, ktorý sleduje stovky parametrov. Technici dostávajú upozornenia ešte predtým, ako problém zasiahne ľudí. Heslá sú v správcovi hesiel, nie v Exceli. Wi-Fi pre hostí je oddelená od firemnej. A keď príde nová kolegyňa, jej účet, počítač a prístupy sú pripravené za hodinu, nie za týždeň.

Dve cesty podľa veľkosti firmy

Nie každá firma potrebuje to isté. Podľa toho, kde sa práve nachádzate, ponúkame dve overené cesty:

Ak si nie ste istí, ktorá cesta je pre vás správna, pomôže článok Kedy potrebujete vlastného IT pracovníka vs. externú firmu.

Chcete vidieť, ako by to mohlo vyzerať u vás?

Nemusíte hneď nič podpisovať. Stačí prvý malý krok: bezplatný online IT audit. Je to interaktívny checklist, ktorý vás za päť minút prevedie najdôležitejšími bodmi vo vašej firemnej infraštruktúre. Od hesiel a Wi-Fi cez zálohovanie až po bezpečnosť emailov.

Po vyplnení uvidíte, kde stojíte. Ktoré oblasti máte zvládnuté a kde vás môže nepríjemne prekvapiť prvý vážnejší incident. Ak vás potom bude zaujímať, ako by sme to v praxi nastavili, ozvete sa.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Musíme prepustiť nášho IT-čkára, ak prejdeme k vám?

Nie. Veľmi často fungujeme ako rozšírenie interného IT, nie ako jeho náhrada. Váš človek sa môže venovať tomu, čo robí najlepšie, napríklad biznis projektom alebo špecifickým systémom. My preberáme rutinnú prevádzku, monitoring, helpdesk a večerné či víkendové dostupnosti. V malých firmách, kde interný IT-čkár nie je, prevezmeme všetko my.

Ako rýchlo reagujete, keď sa niečo pokazí?

Pri akútnych problémoch začíname problém riešiť hneď v pracovných hodinách. Vzdialene riešime drvivú väčšinu prípadov priamo počas hovoru, takže technik nemusí cestovať. Pri závažnejších situáciách, ako je výpadok internetu alebo servera, máme v zmluve dohodnuté SLA s konkrétnymi časmi. Vo firmách s pobočkami nasadzujeme aj 24/7 monitoring s alarmom, ktorý zaberie skôr, než si problém všimnete.

Ako prebieha prechod od starého IT na vás?

Pri menšej firme typicky 2 až 3 týždne. Prvý týždeň audit a inventarizácia (čo máte, ako to funguje, kto má aké heslá). Druhý nasadenie monitoringu, zálohovania a dokumentácie. Tretí prepis pravidiel, školenie používateľov a finálne odovzdanie. Prevádzka beží paralelne celý čas, takže nemáte deň, keď „nič nefunguje". Pri väčšej firme s pobočkami sa to môže natiahnuť na 1 až 3 mesiace.