Copilot 365 v praxi: ako ho používať vo Worde, Exceli, Outlooku a Teams

Copilot 365 je AI asistent priamo vo Worde, Exceli, Outlooku a Teams: napíše prvý návrh dokumentu, pripraví vzorec, zhrnie dlhé emailové vlákno alebo poradu, ktorú ste zmeškali. V tomto článku nájdete konkrétne úlohy pre každú aplikáciu, zadania, ktoré si môžete rovno skopírovať, a zoznam vecí, ktoré po Copilotovi treba vždy skontrolovať.

Čo potrebujete, aby Copilot fungoval vo vašich aplikáciách

Na prácu s Copilotom vo Worde, Exceli, Outlooku a Teams nad firemnými dátami potrebujete licenciu Microsoft 365 Copilot, bezplatný Copilot Chat s pracovným účtom vie menej. Bez licencie máte chat s informáciami z webu a so súbormi, ktoré doň nahráte, v Outlooku sa viete pýtať na email alebo udalosť, ktorú máte práve otvorenú. Či uvidíte Copilota aj vo Worde a Exceli, závisí podľa dokumentácie Microsoftu od prístupu, ktorý vám pridelila firma. Microsoft navyše produkt premenúva na Microsoft Copilot, takže v aplikáciách môžete vidieť oba názvy. Ak ešte riešite, ktorú verziu Copilota potrebujete, začnite tam. Tento článok je o tom, čo s ním robiť, keď ho už máte.

Príklady zadaní nižšie sú napísané tak, aby fungovali hneď. Ak si chcete osvojiť, ako písať vlastné, pozrite si praktický návod na písanie dobrých zadaní pre AI. Platí jednoduché pravidlo: povedzte Copilotovi, pre koho výstup je, aký má byť dlhý a v akej forme ho chcete.

Copilot vo Worde

Copilot vo Worde pripraví návrh dokumentu z poznámok alebo iného súboru, zhrnie dlhý text, prepíše ho do iného tónu a odpovie na otázky k obsahu dokumentu. Microsoft tieto funkcie opisuje v prehľade Copilota vo Worde. Na iný súbor, email alebo poradu sa v okne Copilota odkážete tak, že napíšete lomku a vyberiete ho zo zoznamu.

Návrh dokumentu z poznámok

Najväčší prínos má Copilot pri prvom návrhu, keď podklady už máte, len ich treba poskladať do textu.

Čo skontrolovať: mená a termíny pri úlohách a to, či Copilot nepridal úlohu, ktorá v poznámkach nebola.

Zhrnutie dlhého dokumentu

Čo skontrolovať: otvorte časti, na ktoré zhrnutie odkazuje, a porovnajte čísla. Zhrnutie je mapa, nie náhrada za prečítanie dôležitých pasáží.

Prepísanie textu do iného tónu

Čo skontrolovať: či sa nezmenil zmysel a či text nesľubuje niečo, čo pôvodný nesľuboval, napríklad termín alebo rozsah prác.

Otázky k dokumentu

Čo skontrolovať: prečítajte si citované články sami. Copilot vám pomôže rýchlo nájsť miesto v zmluve, výklad a rozhodnutie zostávajú na vás. Pri zdieľaných súboroch Copilot podľa Microsoftu najprv ukáže náhľad navrhovaných zmien a do dokumentu ich zapíše až po vašom schválení.

Copilot v Exceli

Copilot v Exceli navrhne a vysvetlí vzorce, zvýrazní a vyfiltruje údaje podľa podmienky a pripraví z údajov kontingenčnú tabuľku, graf alebo prehľad trendov. Microsoft to uvádza v návode Začíname s Copilotom v Exceli. V zadaní pomenujte stĺpce, s ktorými má pracovať, výsledky sú potom presnejšie.

Copilot v Exceli podľa tipov Microsoftu funguje so zapnutým aj vypnutým automatickým ukladaním. Ak chcete zmeny najprv vyskúšať a nechcete ich hneď uložiť do zošita, automatické ukladanie vypnite.

Vzorce

Čo skontrolovať: prepočítajte dva až tri riadky ručne a pozrite sa, či vzorec správne zvláda prázdne bunky a nulové hodnoty.

Zvýraznenie údajov

Čo skontrolovať: nastavte si rovnakú podmienku cez filter a porovnajte počet riadkov. Typická chyba býva v dátumoch uložených ako text.

Prehľad a graf z údajov

Čo skontrolovať: celkové súčty v kontingenčnej tabuľke porovnajte so zdrojovými údajmi. Slovný komentár k zmenám berte ako tip, kam sa pozrieť, nie ako hotový záver.

Copilot v Outlooku

Copilot v Outlooku zhrnie dlhé emailové vlákno, navrhne odpoveď podľa vášho zadania a upraví jej dĺžku a tón, email však vždy odosielate vy. Návrh sa do správy dostane až vtedy, keď ho prijmete, a odošle sa až tlačidlom Odoslať.

Zhrnutie dlhého vlákna

V hornej časti vlákna vyberte zhrnutie od Copilota. Podľa návodu Microsoftu môže zhrnutie obsahovať číslované odkazy, ktoré vás prenesú na konkrétny email vo vlákne. Ak chcete viac než všeobecné zhrnutie, použite chat s Copilotom:

Čo skontrolovať: cez číslované odkazy si overte, kto čo naozaj napísal, hlavne pri dohodách o cene a termínoch.

Návrh odpovede a úprava tónu

Po vygenerovaní si môžete návrh skrátiť, zmeniť jeho tón alebo nechať Copilota skúsiť to znova. Potom návrh prijmete, upravíte a odošlete sami. Microsoft v návode na písanie emailov s Copilotom uvádza, že správa musí byť vo formáte HTML, v režime obyčajného textu návrh nevytvoríte.

Čo skontrolovať: dátumy, sumy, mená a adresátov. Copilot nevie, čo ste si s dodávateľom povedali po telefóne, ak to nie je v emailoch.

Copilot v Teams

Copilot v Teams zhrnie poradu, vypíše z nej úlohy a odpovie, čo zaznelo k určitej téme, a v chate vám povie, čo ste zmeškali. Microsoft v návode ku Copilotovi na poradách v Teams uvádza, že na zapnutie Copilota počas porady prepis nie je potrebný. Ak sa však chcete Copilota pýtať na poradu aj po jej skončení, musí byť počas porady zapnutý živý prepis. Pri možnosti „iba počas porady“ údaje z hovorenej reči a vaše otázky po skončení porady zmiznú.

Zhrnutie porady a úlohy

Čo skontrolovať: priradenie úloh k ľuďom. Ak niekto povie „pozriem sa na to“, Copilot to môže zapísať ako záväzok. Zápisnicu pred rozoslaním prejde ten, kto poradu viedol.

Čo ste zmeškali v chate

Čo skontrolovať: obrázky, súbory a komponenty Loop zdieľané v chate Copilot podľa dokumentácie k chatom a kanálom nezhrnie. Ak sa dôležitá informácia skrýva v prílohe, otvorte ju sami.

Copilot Chat bez licencie: na čo ho použiť

Bezplatný Copilot Chat s pracovným účtom je vhodný na písanie a úpravu textov, vysvetlenie pojmov, prácu so súbormi, ktoré doň nahráte, a otázky k emailu, ktorý máte otvorený v Outlooku. Hranica je v práci s firemnými dátami: bez licencie Copilot neprehľadáva vaše emaily, porady, chaty a súbory naprieč Microsoft 365.

Copilot Chat je dobrý na tieto úlohy:

• Text z vašich podkladov. Vložíte poznámky alebo nahráte súbor a necháte si pripraviť návrh ponuky, oznámenia či príspevku.
• Vysvetlenie a rešerš. Odpovede na otázky s využitím informácií z webu, napríklad vysvetlenie novej normy alebo porovnanie postupov.
• Otvorený email v Outlooku. Podľa prehľadu Copilot Chatu v aplikáciách sa viete pýtať na email, vlákno alebo udalosť, ktorú práve máte otvorenú, aj na ich prílohy.

Čo bez licencie nedostanete: otázky naprieč celou poštou a dokumentmi, napríklad „čo sme minulý mesiac dohodli s dodávateľom obalov“, zhrnutia porád v Teams a pokročilých agentov ako Researcher a Analyst. Akú úroveň prístupu máte, zistíte po prihlásení na copilot.cloud.microsoft.com, kde sa pod vaším menom zobrazí označenie ako Copilot Chat (Basic), M365 Copilot (Basic) alebo M365 Copilot (Premium).

Tabuľka úloh

Tabuľka zhŕňa najčastejšie úlohy pre Copilot 365, príklad zadania a to, čo po Copilotovi treba skontrolovať, kým výstup pošlete ďalej.

Na čo si dať pozor pri používaní

Pri Copilotovi si dajte pozor na tri veci: výstup môže obsahovať chyby, Copilot vidí všetko, k čomu máte prístup vy, a citlivé údaje patria do zadania len vtedy, keď je to nevyhnutné.

• Overujte čísla, mená a termíny. Microsoft v dokumentácii o ochrane údajov píše, že odpovede generatívnej AI nie sú zaručene stopercentne správne a pred odoslaním ich má posúdiť človek. Za email, zmluvu či report zodpovedá ten, kto ho odošle.
• Copilot vidí to, k čomu máte prístup vy. Zobrazuje iba obsah, ku ktorému má používateľ aspoň právo na čítanie. Ak vám Copilot ukáže dokument, ktorý by ste vidieť nemali, napríklad mzdy, nahláste to správcovi IT. Chyba je v nastavení prístupov, nie v Copilotovi.
• S citlivými údajmi opatrne. Osobné údaje klientov, rodné čísla alebo zdravotné informácie do zadania vkladajte iba vtedy, keď to úloha naozaj vyžaduje a dovoľujú to firemné pravidlá. Podrobnejšie pravidlá nájdete v článku ChatGPT a firemné dáta: pravidlá bezpečného používania AI vo firme.

Ako používať Copilot v Microsoft 365 v bežnej práci?

Copilot v Microsoft 365 používajte na prvý návrh, zhrnutie a hľadanie, nie na konečný výstup. Vo Worde si nechajte pripraviť návrh dokumentu z poznámok, v Exceli vzorce a prehľady, v Outlooku zhrnutie vlákna a návrh odpovede a v Teams zhrnutie porady s úlohami. V zadaní vždy uveďte, pre koho výstup je, aký má byť dlhý a v akej forme ho chcete. Každý výstup pred odoslaním skontrolujte, hlavne čísla, mená a termíny. Najlepšie výsledky prináša Copilot ľuďom, ktorí denne pracujú s dokumentmi, emailmi a poradami.

Aby Copilot zamestnancom ukazoval len to, čo majú vidieť, musia byť v poriadku prístupové práva v SharePointe, OneDrive a Teams. Práve s tým vieme pomôcť: v IT POMOC vieme pripraviť prostredie Microsoft 365 a nastaviť prístupové práva tak, aby Copilot neukazoval, čo nemá.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Vie Copilot pracovať po slovensky?

Áno, Microsoft uvádza slovenčinu medzi podporovanými jazykmi Copilota pre pracovné účty. Zadania môžete písať po slovensky a odpovede dostanete po slovensky. Pri Worde Microsoft upozorňuje, že Copilot podporuje menej jazykov než samotné rozhranie Wordu, preto sa dostupnosť jednotlivých funkcií môže podľa jazyka líšiť.

Aký je rozdiel medzi Copilot Chat a Copilotom vo Worde či Exceli?

Copilot Chat bez licencie pracuje s webom a so súbormi, ktoré doň nahráte, Copilot vo Worde či Exceli pracuje priamo s otvoreným dokumentom a s vašimi firemnými dátami. S licenciou Microsoft 365 Copilot vie upravovať dokument, pripraviť vzorce a grafy v zošite a odkazovať na ďalšie súbory, emaily a porady. Či máte Copilota v aplikáciách aj bez licencie, závisí od prístupu, ktorý vám pridelila firma.

Môže Copilot sám odoslať email alebo zmeniť dokument bez mojej kontroly?

Pri bežnom písaní nie, návrh emailu v Outlooku musíte prijať a odoslať sami tlačidlom Odoslať. Vo Worde pri zdieľaných súboroch Copilot podľa Microsoftu najprv ukáže náhľad navrhovaných zmien a do dokumentu ich zapíše až po vašom schválení. V Exceli si zmeny môžete najprv vyskúšať s vypnutým automatickým ukladaním.

Potrebuje Copilot v Teams nahrávanie alebo prepis porady?

Na zapnutie Copilota počas porady prepis nie je potrebný. Ak sa však chcete Copilota pýtať na poradu aj po jej skončení, musí byť počas porady zapnutý živý prepis. Pri možnosti „iba počas porady“ údaje a vaše otázky po skončení porady zmiznú.

Vidí Copilot dokumenty mojich kolegov?

Iba tie, ku ktorým máte prístup aj vy. Microsoft uvádza, že Copilot zobrazuje len obsah, ku ktorému má používateľ aspoň právo na čítanie. Ak teda kolega zdieľal priečinok s celou firmou, Copilot ho môže použiť aj pri vašich otázkach, preto sa oplatí prístupy pravidelne kontrolovať.