Nové zariadenie aj nový zamestnanec: ako preniesť všetko bez chaosu

Kúpili ste si nový notebook. Krásny pocit, ktorý vydrží presne dovtedy, kým ho prvýkrát nezapnete. Vtedy zistíte, že v starom ostali roky e-mailov, desiatky hesiel, dvojfaktorové overenia a aplikácie, ktoré si nepamätáte ani ako ste nastavovali. A presne tú istú bolesť, len mnohonásobne väčšiu, zažíva firma pri každom novom zamestnancovi. Nový mobil alebo nový kolega, úloha je rovnaká: dostať všetko na nové zariadenie tak, aby sa nič nestratilo a nič neuniklo.

Prečo je prenos do nového zariadenia väčšia bolesť, než sa zdá

Keď si človek kúpi nový telefón, notebook alebo tablet, reťazec úloh je dlhší, než čakal. Treba preniesť e-mailové kontá, kontakty a kalendár. Prihlásiť sa do desiatok aplikácií, ktoré pýtajú heslo, čo ste dávno zabudli. Znova nastaviť dvojfaktorové overenie naviazané na staré zariadenie. Preniesť fotky a dokumenty. A nezabudnúť na licencie platených programov.

Najväčšie riziko nie je v tom, že to zaberie čas. Je v tom, že na niečo zabudnete. Stratená aplikácia na dvojfaktorové overenie alebo neprenesený archív e-mailov vie narobiť problémy ešte týždne po výmene zariadenia.

Tá istá bolesť vo firme, len mnohonásobne väčšia

Keď do firmy nastúpi nový človek, niekto mu musí pripraviť kompletné pracovné prostredie. A nie je toho málo:

• Používateľský účet a firemný e-mail
• Prístupy do aplikácií, ktoré k práci potrebuje, a len do tých
• Pracovný počítač s nainštalovaným softvérom a bezpečnostnými politikami
• Zdieľané priečinky, kalendáre a komunikačné nástroje
• Heslá, dvojfaktorové overenie a jasné pravidlá bezpečnosti

Ak toto firma rieši zakaždým narýchlo a ručne, onboarding sa naťahuje na dni a nový človek prvý týždeň čaká, kým sa vôbec dostane k práci. To je stratený čas aj zlý prvý dojem.

Na odchod zamestnanca sa zabúda

Onboarding má svoje zrkadlo, a tým je offboarding. Keď zamestnanec odíde, jeho prístupy treba spoľahlivo odobrať. Aktívny účet bývalého kolegu je bezpečnostná diera, cez ktorú sa do firmy vie dostať útočník alebo unikajú dáta. Bez evidencie, kto má kam prístup, na to firma ľahko zabudne. Praktický rámec pre bezpečnú prácu s účtami a prístupmi ponúka aj Európska agentúra pre kybernetickú bezpečnosť ENISA vo svojich odporúčaniach pre malé firmy.

Čo sa pri prenose najčastejšie pokazí

• Dvojfaktorové overenie ostane naviazané na staré zariadenie a po jeho výmene sa neviete prihlásiť
• Staré zariadenie sa predá alebo vyhodí s dátami, ktoré sa dajú obnoviť
• Chýba zoznam aplikácií a prístupov, takže sa na niektoré jednoducho zabudne
• Licencie platených programov zostanú viazané na starý počítač
• Nový zamestnanec dostane priveľa prístupov hneď od začiatku, namiesto len tých, ktoré naozaj potrebuje

Staré zariadenie je samostatná kapitola. Pred jeho likvidáciou treba dáta bezpečne vymazať, nie len preinštalovať systém. Viac o tom, čo dokáže spôsobiť podcenenie tohto kroku, sme písali v článku recyklácia IT techniky a pokuta 15 000 eur pre bratislavskú firmu.

Ako to zvládnuť bez chaosu

Tajomstvo nie je v rýchlejšom klikaní, ale v systéme. Pre firmu aj pre jednotlivca platia rovnaké princípy.

• Majte centrálne účty. Keď e-mail, dokumenty a aplikácie bežia v jednom prostredí, ako je Microsoft 365, prenos na nové zariadenie je otázka prihlásenia, nie hodín kopírovania.
• Zálohujte do cloudu. Dáta, ktoré sú v cloude, neprenášate. Sú dostupné z každého nového zariadenia okamžite.
• Majte zoznam. Jednoduchý prehľad aplikácií, prístupov a licencií ušetrí hodiny hľadania pri každej výmene.
• Štandardizujte. Vo firme vopred pripravený obraz počítača a jasne definované role znamenajú, že nové pracovisko je hotové za minúty.

Pre firmu je najrýchlejšou cestou k poriadku presun do jednotného prostredia. Ak ešte pracujete s dokumentmi po lokálnych diskoch, prvým logickým krokom býva migrácia na Office 365, na ktorú nadväzujú spoľahlivé cloudové služby. Vďaka nim sa každé nové zariadenie pripojí k vašim dátam bez zložitého prenášania.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Dá sa preniesť úplne všetko zo starého zariadenia na nové?

Vo väčšine prípadov áno, ale nie vždy automaticky. E-maily, kontakty, fotky a dokumenty sa dajú preniesť spoľahlivo, najmä ak sú v cloude. Komplikovanejšie býva dvojfaktorové overenie, špecifické aplikácie a licencie, ktoré treba nastaviť znova. Práve preto sa oplatí mať prenos premyslený dopredu, nie ho riešiť až keď staré zariadenie odovzdáte.

Ako dlho trvá pripraviť pracovisko pre nového zamestnanca?

Závisí to od toho, či má firma pripravený štandard. Bez neho zaberie ručná príprava účtu, počítača, prístupov a aplikácií aj celý pracovný deň. So zavedeným systémom a vopred definovanými rolami je nové pracovisko pripravené za desiatky minút a nový človek môže pracovať od prvého dňa.

Čo sa stane s prístupmi, keď zamestnanec odíde?

Mali by sa okamžite a kompletne odobrať. Aktívny účet bývalého zamestnanca je vážne bezpečnostné riziko. Ak firma nemá prehľad o tom, kto má kam prístup, ľahko sa stane, že niektoré prístupy ostanú aktívne mesiace po odchode. Systematická správa IT zabezpečí, že odchod človeka znamená aj spoľahlivé uzavretie všetkých jeho prístupov.

Čo mám urobiť so starým notebookom alebo telefónom, kým ho predám?

Najprv preneste všetky dáta a odhláste zariadenie zo všetkých účtov vrátane dvojfaktorového overenia. Potom dáta bezpečne vymažte. Bežné formátovanie ani preinštalovanie systému nestačí, dáta sa dajú obnoviť. Až po bezpečnom vymazaní je zariadenie pripravené na predaj, darovanie alebo ekologickú likvidáciu.