Onboarding a offboarding zamestnancov z pohľadu IT

Nový kolega nastúpi v pondelok ráno. Sadne si za stôl a zistí, že nemá počítač, e-mail ani prístup do systémov, s ktorými má pracovať. Prvý deň, keď mal urobiť dojem, trávi čakaním. O pár mesiacov iný zamestnanec odíde. A o pol roka sa zistí, že sa stále vie prihlásiť do firemného účtu a vidí citlivé dokumenty. Oba prípady majú spoločného menovateľa: chýbajúci IT proces pri príchode a odchode ľudí.

Prečo na tom záleží viac, než sa zdá

Onboarding a offboarding sa zvyknú vnímať ako úloha pre personalistiku. No ich IT časť rozhoduje o produktivite aj o bezpečnosti. Zle zvládnutý nástup stojí firmu stratený čas a zlý prvý dojem. Zle zvládnutý odchod je priame bezpečnostné riziko. Bývalý zamestnanec s aktívnym prístupom je jednou z najčastejších a najprehliadanejších dier vo firemnej ochrane.

IT onboarding: aby nový kolega makal od prvého dňa

Cieľom je, aby mal nový človek pripravené všetko ešte pred svojím nástupom. Dobrý IT onboarding zahŕňa:

• Pripravené zariadenie: počítač nastavený, aktualizovaný a zabezpečený ešte pred prvým dňom.
• Účty a prístupy podľa roly: e-mail, firemné aplikácie a zdieľané priečinky presne v rozsahu, ktorý daná pozícia potrebuje, nie viac.
• Bezpečnostné základy: viacfaktorové overenie, správca hesiel a krátke zaškolenie o tom, ako vo firme pristupujeme k bezpečnosti.
• Jasný kontakt na podporu: kam sa obrátiť, keď niečo nefunguje, aby nový kolega nestrácal čas hľadaním.

Keď to celé funguje hladko, nový človek sa od prvého dňa venuje práci a nie papierovačkám okolo techniky. Spoľahlivá IT podpora pre firmy vie tento proces postaviť tak, aby bol pri každom nástupe rovnako rýchly.

IT offboarding: tichý strážca bezpečnosti

Pri odchode zamestnanca je dôležité konať rýchlo a dôsledne. Kľúčové kroky sú:

• Okamžité zrušenie prístupov: v deň odchodu deaktivovať účty, e-mail a prístup do všetkých systémov vrátane cloudových služieb.
• Záloha a prevod dát: dôležité súbory a e-maily zachovať a odovzdať nástupcovi alebo nadriadenému, aby sa nestratili.
• Vrátenie a vyčistenie zariadení: prevziať techniku, bezpečne ju vymazať a pripraviť na ďalšie použitie.
• Kontrola zdieľaných hesiel: zmeniť spoločné heslá, ku ktorým mal odchádzajúci človek prístup.

Tajomstvo je v checkliste, nie v pamäti

Najčastejšia chyba je spoliehať sa na to, že si niekto všetko zapamätá. Pri zhone sa vždy na niečo zabudne. Riešením je jednoduchý, ale dôsledne dodržiavaný zoznam krokov pre nástup aj odchod, za ktorý je jasne zodpovedná konkrétna osoba alebo váš IT partner. Keď je proces zapísaný a automatizovaný, prestane závisieť od toho, či mal niekto práve dobrý deň.

Pre firmy, ktoré nemajú vlastné IT oddelenie, je najistejšou cestou zveriť celý proces externému partnerovi v rámci komplexnej správy IT. Ten zabezpečí, že každý nástup aj odchod prebehne rovnako spoľahlivo a bezpečne.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Ako rýchlo treba zrušiť prístupy odchádzajúcemu zamestnancovi?

Ideálne v deň ukončenia pracovného pomeru, pri citlivých pozíciách presne v momente odchodu. Každá hodina, počas ktorej má bývalý zamestnanec aktívny prístup, je zbytočné riziko. Preto by mal byť offboarding naviazaný priamo na proces ukončenia, nie riešený dodatočne.

Čo všetko patrí do IT onboardingu okrem počítača?

Okrem pripraveného a zabezpečeného zariadenia sem patria účty a prístupy podľa pracovnej roly, nastavené viacfaktorové overenie, správca hesiel, prístup k potrebným aplikáciám a zdieľaným dátam a jasný kontakt na IT podporu. Cieľom je, aby nový človek mohol od prvého dňa naplno pracovať.

Oplatí sa tieto procesy automatizovať aj v malej firme?

Áno. Aj pri zopár nástupoch a odchodoch ročne sa vyplatí mať jasný a opakovateľný postup. Automatizácia a checklist znižujú chybovosť, šetria čas a hlavne zabezpečia, že sa na nič dôležité nezabudne. V malej firme, kde každý robí viac vecí naraz, to platí dvojnásobne.

Kto by mal byť za onboarding a offboarding zodpovedný?

Mala by to byť jasne určená osoba alebo váš IT partner, ktorý spolupracuje s personalistikou. Dôležité je, aby zodpovednosť nebola rozdelená medzi všetkých a tým pádom medzi nikoho. Keď je vlastník procesu jasný, nič neprepadne cez okraj.