Cloudové služby vysvetlené pre majiteľa firmy: čo to je a čo z toho reálne použijete

Predstavte si, že vám dnes večer zhorí server v sklade. Zajtra ráno nemáte účtovníctvo, e-maily ani zdieľané súbory. Firmy, ktoré majú dáta a aplikácie v cloude, by si tento scenár ani nevšimli. Práve preto sa o cloudových službách čoraz viac hovorí aj mimo IT oddelení, priamo v kanceláriách konateľov.

Cloudové služby, čo to je: jednoduché vysvetlenie

Cloudové služby sú spôsob, ako firma používa počítačový výkon, úložisko dát alebo softvér, ktorý fyzicky beží na serveroch niekde v dátovom centre a k firme sa dostáva cez internet. Namiesto toho, aby ste kupovali a spravovali vlastný server v kancelárii, si prenajímate kapacitu a platíte len za to, čo reálne využívate.

• E-mail a dokumenty bežia na serveroch poskytovateľa, nie u vás v sklade
• K dátam sa pripájate cez internet z kancelárie, domu aj z telefónu
• Poskytovateľ sa stará o hardvér, aktualizácie a časť zabezpečenia
• Platíte mesačne podľa počtu používateľov alebo spotrebovanej kapacity

Ako cloudové technológie fungujú v praxi

Za pojmom cloudové technológie sa neskrýva nič mystické, len veľmi veľký a dobre zabezpečený počítač rozdelený medzi tisíce zákazníkov. Poskytovatelia ako Microsoft, Google alebo Amazon prevádzkujú obrovské dátové centrá, kde beží výpočtový výkon aj úložisko. Váš server je tam virtuálne oddelený od ostatných, no fyzicky zdieľate infraštruktúru s inými firmami.

V praxi sa stretnete s tromi vrstvami cloudu. Prvá je infraštruktúra ako služba (IaaS), kde si prenajímate len virtuálny server a zvyšok si spravujete sami. Druhá je platforma ako služba (PaaS), kde dodávateľ pripraví aj prostredie na beh aplikácií. Tretia a pre bežnú firmu najčastejšia je softvér ako služba (SaaS), teda hotová aplikácia, do ktorej sa jednoducho prihlásite, napríklad Microsoft 365 alebo účtovný systém v cloude.

Čo z cloudu firma reálne použije

Teória je pekná, ale majiteľa firmy zaujíma hlavne jedno: čo z toho má praktický zmysel. Väčšina malých a stredných firiem na západnom Slovensku dnes reálne využíva len zlomok toho, čo cloud ponúka, a to je v poriadku. Nasadzovanie cloudových technológií by malo byť postupné a podľa skutočnej potreby.

Najčastejšie firmy začínajú s Microsoft 365, teda e-mailom, zdieľanými dokumentmi a online komunikáciou cez Teams. Nasleduje cloudové zálohovanie, keď sa kópia dát ukladá mimo firmy pre prípad požiaru, krádeže alebo ransomvéru. Rastúce firmy pridávajú cloudové CRM alebo účtovné systémy a časť z nich presúva do cloudu aj servery, na ktorých bežia firemné aplikácie.

Cloud pre firmy verzus vlastný server: čo je lepšie

Vlastný server znamená jednorazovú investíciu, plnú kontrolu nad hardvérom, ale aj plnú zodpovednosť za jeho chod, zálohy a opravy. Cloud pre firmy znamená nižšiu počiatočnú investíciu, pravidelné mesačné náklady a zodpovednosť za fyzickú infraštruktúru prenesenú na poskytovateľa. Za bezpečnosť dát a správne nastavenie prístupov však stále zodpovedá firma, nie cloud sám od seba.

Medzinárodný štandard NIST definuje cloud ako model zdieľaného prístupu k sieťovým zdrojom, ktoré je možné rýchlo prideľovať a uvoľňovať s minimálnym úsilím zo strany poskytovateľa aj zákazníka. V praxi to znamená, že kapacitu viete zväčšiť alebo zmenšiť v priebehu minút, čo pri fyzickom serveri jednoducho nejde.

Ak uvažujete nad presunom existujúcich dát, oplatí sa vopred vedieť, čo sa s nimi počas sťahovania deje a ako obmedziť výpadok. Podrobne sme to rozobrali v článku o migrácii dát do cloudu.

Aké cloudové riešenie odporúčate pre malú firmu, ktorá s cloudom ešte len začína?

Pre malú firmu do približne 20 zamestnancov odporúčame začať s balíkom Microsoft 365 a cloudovým zálohovaním kritických dát, nie rovno s presunom celého servera. Toto prvé nastavenie zvyčajne trvá do 4 hodín vrátane migrácie poštových schránok a otestovania prístupov. Až keď si firma na cloud zvykne, dáva zmysel riešiť aj cloudový server či ďalšie aplikácie.

Prečo je to dôležité pre vašu firmu

Cloudové služby nie sú len technická módna vlna, menia aj to, ako firma funguje v krízových situáciách. Keď máte dáta v cloude, výpadok internetu v kancelárii neznamená výpadok podnikania, lebo tím sa vie prihlásiť odkiaľkoľvek, napríklad z Trnavy, Nitry alebo priamo z Bratislavy. Pre firmy, ktoré riešia aj zálohu pripojenia, môže byť zaujímavé aj naše porovnanie v článku o satelitnom internete ako zálohe pripojenia.

Druhá vec, ktorú si veľa konateľov neuvedomí hneď na začiatku, je priebežná nákladová kontrola. Cloud sa dá ľahko preplatiť, ak si firma nezapne monitoring spotreby a len si pridáva nové licencie. Ako na to prakticky, sme písali v článku o udržaní nákladov na cloud pod kontrolou.

Kedy si cloud nastavíte sami a kedy sa oplatí pomoc

Jednoduché veci, ako je prihlásenie do Microsoft 365 alebo zdieľanie súborov v tíme do piatich ľudí, zvládne väčšina firiem bez pomoci zvonka. Problém nastáva vo chvíli, keď treba nastaviť prístupové práva naprieč oddeleniami, prepojiť cloud s lokálnou sieťou alebo migrovať celý firemný server bez výpadku počas pracovnej doby. Vtedy sa chyba v nastavení môže predražiť viac, než by stálo poriadne odborné nastavenie hneď na začiatku.

Rovnako platí, že cloud sám osebe nie je kompletné riešenie bezpečnosti. Poskytovateľ zabezpečí dátové centrum, ale nastavenie prístupov, dvojfaktorové overenie a správa siete, cez ktorú sa k cloudu pripájate, ostávajú na firme. Ak chcete mať istotu, že sa v infraštruktúre nič nepokazí bez povšimnutia, dáva zmysel kombinovať cloud s IT monitoringom 24/7 a pravidelnou IT podporou.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Čo sú cloudové služby?

Cloudové služby sú výpočtový výkon, úložisko alebo softvér, ktorý firma využíva cez internet namiesto vlastného fyzického servera. Platí sa priebežne podľa spotreby alebo počtu používateľov a o fyzickú infraštruktúru sa stará poskytovateľ. Firma sa tak nemusí starať o hardvér, len o správne nastavenie prístupov a dát.

Aký je rozdiel medzi cloudom a serverom?

Server je konkrétny fyzický alebo virtuálny počítač, kým cloud je spôsob, ako sa k výkonu takého servera dostať cez internet bez toho, aby ho firma fyzicky vlastnila. Vlastný server stojí vo firme a stará sa oň interný tím alebo externý partner. Cloudový server beží v dátovom centre poskytovateľa a firma k nemu pristupuje na diaľku.

Sú dáta v cloude v bezpečí?

Áno, dáta v cloude môžu byť bezpečnejšie ako na lokálnom serveri, pretože veľkí poskytovatelia investujú do fyzického aj digitálneho zabezpečenia dátových centier viac, než dokáže bežná firma. Bezpečnosť ale nie je automatická, závisí aj od toho, ako firma nastaví prístupy, heslá a dvojfaktorové overenie. Odporúčania k bezpečnej prevádzke a ochrane dát zhŕňa aj agentúra ENISA.