Kto má na starosti pravidelnú správu IT vo firme a čo hrozí, keď ju nerobí nikto

Predstavte si, že váš jediný IT človek dá dnes výpoveď. Kto vie, kde sú heslá k serveru? Kto vie, kedy naposledy niekto kontroloval zálohy? Ak na tieto otázky nemáte odpoveď hneď, máte problém, ktorý sa volá chýbajúca správa IT, a ten sa väčšinou prejaví v najnevhodnejšiu chvíľu.

Čo je správa IT vo firme?

Správa IT vo firme znamená pravidelnú, systematickú starostlivosť o počítače, servery, siete, zálohy a softvér tak, aby firma mohla fungovať bez výpadkov a bezpečnostných rizík. Nie je to jednorazový zásah, keď niečo prestane fungovať, ale opakovaný mesačný rytmus kontrol a aktualizácií.

• Inštalácia bezpečnostných aktualizácií a záplat
• Kontrola a testovanie záloh
• Správa používateľských účtov a prístupov
• Kontrola platnosti softvérových licencií
• Monitoring výkonu serverov a siete
• Riešenie bežných požiadaviek zamestnancov

Prečo musí správu IT niekto systematicky riešiť

V malej firme sa IT often rieši hasením požiarov. Niečo sa pokazí, niekto zavolá „známeho, čo rozumie počítačom“, problém sa vyrieši a na mesiac sa na IT zabudne. Lenže bezpečnostné diery a zastarané systémy sa nehlásia samé, kým nie je neskoro.

Práve preto je dôležité, aby mal niekto IT na starosti priebežne, nielen keď niečo horí. Môže to byť interný IT technik alebo externý partner, ktorý poskytuje firemnú správu IT ako službu. Dôležité je, že niekto nesie zodpovednosť za výsledok, nielen za jednotlivé opravy.

Ak si chcete urobiť poriadok v tom, ako má IT vo firme vôbec vyzerať, pozrite si aj náš text o IT stratégii pre malú firmu, kde rozoberáme, ako si nastaviť priority skôr, než riešite jednotlivé požiarky.

6 rizík, ktoré hrozia, keď IT nemá nikto systematicky na starosti

1. Výpadky, ktoré stoja čas aj peniaze

Bez pravidelnej kontroly hardvéru a serverov sa problémy kopia, kým niečo spadne úplne. Viete, koľko vás stojí hodina výpadku, keď nefunguje účtovný systém alebo e-mail? Súčet mzdových nákladov nečinných zamestnancov a stratených objednávok rastie rýchlejšie, než si firmy myslia.

2. Zastarané aktualizácie ako brána pre útočníkov

Neaktualizovaný operačný systém alebo zraniteľný firewall patria medzi najčastejšie vstupné body útočníkov do firemnej siete. Podľa odporúčaní SK-CERT je pravidelné záplatovanie systémov jedným zo základných krokov kybernetickej obrany, no vo firme bez pravidelnej správy sa jednoducho nedeje.

3. Nelegálne alebo prepadnuté softvérové licencie

Keď nikto systematicky nesleduje softvérové licencie, firma buď platí za niečo, čo nepoužíva, alebo naopak používa softvér po expirácii licencie. Obe situácie môžu priniesť nečakané náklady alebo problémy pri kontrole.

4. Zálohy, ktoré v skutočnosti nefungujú

Mať zálohu je jedna vec, vedieť, že sa z nej dajú naozaj obnoviť dáta, je druhá. Bez pravidelného testovania záloh sa firma dozvie o probléme až vo chvíli, keď dáta skutočne stratí, a vtedy je už neskoro.

5. Jeden človek, ktorý drží celé IT v hlave

Ak má firma jedného interného IT technika a ten ochorie, odíde na dovolenku alebo dá výpoveď, kto preberie heslá, dokumentáciu a rozpracované úlohy? Tento takzvaný bus factor je jedným z najpodceňovanejších rizík v malých a stredných firmách.

6. Rastúce náklady z dlhodobo neriešených problémov

Malý problém, ktorý sa neošetrí mesiac čo mesiac, sa nakoniec vyrieši, len oveľa drahšie. Výmena servera po úplnom zlyhaní stojí viac než jeho priebežná údržba, rovnako ako obnova dát po útoku stojí viac než prevencia.

Interný IT technik alebo externá správa firemných PC?

Keď sa firma rozhodne, že chce mať tieto mesačné činnosti pod kontrolou, stojí pred voľbou. Buď si zamestná vlastného človeka, alebo zverí správu firemných PC a serverov externému partnerovi. Oba modely majú svoje miesto, záleží na veľkosti firmy a na tom, čo potrebujete.

Ak váhate, ktorý z modelov je pre vašu firmu vhodnejší, prečítajte si aj náš podrobnejší text IT outsourcing vs. interný IT-čkár: kedy sa oplatí zmena, kde rozoberáme konkrétne scenáre rozhodovania.

Mám malú firmu do 20 zamestnancov, oplatí sa mi interný IT technik alebo externá firemná správa IT?

Pre firmu do približne 20 zamestnancov sa väčšinou viac oplatí externá firemná správa IT namiesto jedného interného technika. Jeden človek nepokryje všetky oblasti (siete, bezpečnosť, zálohy, licencie) a pri jeho absencii firma zostane bez podpory. Externý tím zabezpečí kontinuitu aj vtedy, keď niekto z neho chýba, a riešenie bežnej požiadavky stihne spravidla do niekoľkých hodín.

Na čo si dať pozor pri výbere dodávateľa správy IT

Nie každá ponuka „správy IT“ znamená to isté. Pýtajte sa, čo presne je súčasťou mesačného paušálu, ako rýchlo dodávateľ reaguje a či robí aj proaktívne kontroly, nielen opravy na vyžiadanie. Dobrým prvým krokom je nechať si urobiť IT audit, ktorý ukáže, v akom stave vaše IT reálne je, ešte predtým, než podpíšete akúkoľvek zmluvu.

Ak práve staviate firmu od nuly a ešte nemáte vyriešené ani základy, pozrite si aj text IT pre začínajúce firmy: čo potrebujete na štart, kde je prehľad toho, čo riešiť ako prvé.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Čo je správa IT?

Správa IT je pravidelná starostlivosť o firemné počítače, servery, siete a softvér, ktorá zabezpečuje ich funkčnosť a bezpečnosť. Zahŕňa napríklad aktualizácie, kontrolu záloh, správu prístupov a riešenie bežných technických požiadaviek. Môže ju robiť interný zamestnanec alebo externý dodávateľ, dôležité je, aby sa robila priebežne, nielen pri probléme.

Čo všetko zahŕňa správa IT?

Správa IT zahŕňa širokú škálu činností, od aktualizácií a monitoringu výkonu serverov, cez správu softvérových licencií a používateľských účtov, až po kontrolu záloh a riešenie bežných požiadaviek zamestnancov. Podrobný mesačný zoznam konkrétnych činností sme rozobrali v článku čo všetko zahŕňa správa IT pre firmu. Rozsah sa prispôsobuje veľkosti firmy a jej infraštruktúre.

Ako často treba robiť údržbu firemného IT?

Údržbu firemného IT treba robiť mesačne, niektoré kontroly (napríklad bezpečnostné aktualizácie) aj priebežne podľa potreby. Zálohy by sa mali kontrolovať a testovať pravidelne, nielen nastaviť a zabudnúť na ne. Firmy s citlivejšími dátami alebo väčším počtom zariadení potrebujú častejší dohľad než malá kancelária s pár počítačmi.