IT outsourcing vs. interný IT-čkár: kedy sa oplatí zmena?

Najväčšia dilema firiem dnes nie je cena IT. Je to stabilita.

Keď celé IT stojí na jednom človeku, každý jeho výpadok, dovolenka, PN, odchod, znamená riziko pre celú firmu. Outsourcing preto nie je len „nákup služby“. Je to spôsob, ako si chrániť prevádzku, kontinuitu práce a pokoj manažmentu.

Kedy interný IT-čkár dáva zmysel

Interné IT funguje dobre tam, kde je prostredie stabilné, infraštruktúra sa málo mení a procesy sú jasne nastavené. Dôležité však je, aby mal interný človek čas na prevenciu, dokumentáciu a plánovanie, nie len na hasenie problémov.

Ak sa incidenty riešia až v krízovom režime, úlohy sa kopia a technik nestíha myslieť dopredu, nejde o neschopnosť. Je to signál preťaženia systému.

Kedy outsourcing prinesie väčší pokoj

Outsourcing sa oplatí najmä v momente, keď firma rastie, pribúdajú technológie a zvyšujú sa nároky na bezpečnosť. Externý tím prináša zastupiteľnosť, širšie know-how a overené procesy, ktoré jeden človek nemôže dlhodobo pokryť.

Pri IT outsourcingu si firma kupuje čas a odbornosť konkrétneho špecialistu v dohodnutom rozsahu, napríklad dva dni v týždni, mesačný objem hodín alebo jeden projekt. Priority pritom určuje firma podľa vlastnej agendy. Ak chcete, aby za fungovanie IT zodpovedal externý partner a priority nastavoval sám, ide o iný model, firemnú správu IT. Oba prístupy sa dajú kombinovať.

Výsledkom je menej výpadkov, rýchlejšie reakcie a nižšie riziko, že IT bude slabým článkom firmy.

Outsourcing nemusí byť navždy

Dôležitý fakt, ktorý si veľa firiem neuvedomuje: IT outsourcing nemusí byť dlhodobý záväzok. Veľmi často funguje ako projektové riešenie.

Napríklad:

• migrácia serverov alebo cloudu
• audit bezpečnosti a nastavenie procesov
• stabilizácia IT po rýchlom raste firmy
• zavedenie monitoringu, zálohovania alebo nových nástrojov

Externý tím pomôže IT „postaviť na nohy“, nastaví systém a po dokončení projektu môže firma pokračovať samostatne alebo v kombinovanom modeli.

Najrozumnejší model pre väčšinu firiem

V praxi sa najviac osvedčuje kombinovaný model. Interný IT-čkár rieši každodenné potreby používateľov a pozná firemnú realitu. Externý partner zabezpečuje bezpečnosť, monitoring, zálohovanie a strategické smerovanie IT.

Vo väčších firmách a korporáciách má kombinovaný model ešte jednu podobu. Interný IT tím s desiatkami ľudí si externého špecialistu berie ako posilu na obdobie, keď nestíha, napríklad počas migrácie, pri zástupe za kolegyňu na materskej dovolenke alebo počas dlhého náboru. Externý špecialista pracuje v nástrojoch firmy a podľa jej pravidiel, takže firma nestráca kontrolu ani know-how.

Firma tak získava kontrolu aj istotu. A IT konečne prestáva byť zdrojom stresu.

Ak chcete nastaviť spoluprácu tak, aby dávala dlhodobo zmysel, riešením je dobre nastavený IT outsourcing. A ak potrebujete mať poriadok v zariadeniach a každodennej prevádzke, základom je profesionálna správa počítačov.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Od čoho závisí cena IT outsourcingu?

Cena IT outsourcingu závisí najmä od dohodnutého rozsahu, teda od počtu hodín alebo dní, ktoré špecialista pre firmu odpracuje. Ďalej rozhoduje požadovaná odbornosť, napríklad sieťový alebo bezpečnostný špecialista, potreba práce na mieste a dostupnosť mimo pracovného času. Pri porovnaní myslite aj na to, čo firmu stojí výpadok, keď za interného človeka nemá kto zaskočiť.

Dá sa IT outsourcing využiť len na zástup počas dovolenky alebo PN?

Áno, zástup je jedným z najčastejších dôvodov, prečo firmy IT outsourcing využívajú. Aby zástup fungoval od prvého dňa, špecialista by mal prostredie poznať vopred, ideálne z krátkeho zaškolenia a aktuálnej dokumentácie. Rovnako sa dá pokryť obdobie výpovednej lehoty alebo materskej dovolenky.

Kto riadi externého IT špecialistu pri outsourcingu?

Priority určuje firma, ktorá si čas špecialistu objednala. Zvyčajne ho riadi IT manažér alebo poverený človek, ktorý mu zadáva úlohy rovnako ako internému kolegovi. Ak firma nechce IT riadiť sama, vhodnejšia je firemná správa IT, pri ktorej zodpovednosť za chod IT nesie dodávateľ.