Cloudové aplikácie vo firme: čo to znamená a na čo si dať pozor

Účtovníčka pracuje z domácej kancelárie, obchodník dokončuje ponuku vo vlaku medzi Trnavou a Bratislavou a asistentka upravuje tabuľku z mobilu cez obed. Nikto z nich sa nepripája na firemný server v sklade. Namiesto toho si otvoria prehliadač a jednoducho pracujú, pretože softvér beží niekde úplne inde. Pre office manažéra z toho vyplýva jedna dôležitá otázka: kto sa vlastne stará o to, čo sa deje s dátami, keď ich firma fyzicky „nevidí“?

Čo presne znamená, že softvér beží v cloude?

Softvér beží v cloude vtedy, keď aplikáciu ani dáta nemá firma uložené na vlastnom serveri alebo počítači, ale na vzdialených serveroch poskytovateľa, ku ktorým sa pripája cez internet. Namiesto inštalácie programu stačí prehliadač alebo tenká aplikácia a poskytovateľ sa stará o prevádzku, aktualizácie aj zálohovanie infraštruktúry.

Presnú a dodnes platnú definíciu pojmu cloud computing ponúka americký inštitút NIST, ktorý ju popisuje ako model umožňujúci pohodlný prístup k zdieľaným výpočtovým zdrojom na vyžiadanie, s minimálnou potrebou zásahu zo strany dodávateľa. Pre bežnú firmu to v praxi znamená jedno: menej starostí o hardvér, viac starostí o to, kto má k aplikáciám prístup.

Cloudové systémy, SaaS a cloudové platformy: aké sú rozdiely

Pojmy sa v praxi často zamieňajú, no pre office manažéra je užitočné vedieť, čo presne kupuje. Cloudové systémy sú všeobecný pojem pre akékoľvek IT riešenie prevádzkované na vzdialenej infraštruktúre, nie je dôležité, či ide o e-mail, účtovníctvo alebo CRM. SaaS (Software as a Service) je konkrétny model, pri ktorom si firma platí predplatné za hotovú aplikáciu, napríklad Microsoft 365, a o server, zálohy aj aktualizácie sa stará výhradne poskytovateľ.

Cloudové platformy ako Microsoft Azure alebo Amazon Web Services idú o krok ďalej: poskytujú stavebnicu serverov, databáz a úložísk, na ktorej si firma alebo jej IT dodávateľ postaví vlastné riešenie. Ak vás táto technická rovina zaujíma hlbšie, prečítajte si aj náš článok Microsoft Azure pre začiatočníkov: prvé kroky do cloudu. Pre bežnú kanceláriu je najčastejším vstupným bodom práve SaaS, teda hotové aplikácie v cloude, ktoré netreba nič programovať ani spravovať na serveri.

Na čo si dať pozor pri cloudových aplikáciách vo firme

Prístupy a správa účtov

Najčastejším bezpečnostným problémom nie je samotný cloud, ale to, kto a ako sa doň prihlasuje. Slabé heslá, zdieľané prihlasovacie údaje a chýbajúce dvojfaktorové overenie dokážu urobiť z bezpečnej platformy otvorené dvere. Office manažér by mal mať prehľad, ktoré aplikácie v cloude firma využíva, a pravidelne kontrolovať, či bývalí zamestnanci nemajú stále aktívny prístup.

Umiestnenie a vlastníctvo dát

Pri výbere poskytovateľa je dôležité vedieť, kde sa dáta fyzicky nachádzajú a za akých podmienok sa k nim pristupuje. Pri výbere dátového centra v EÚ sa oplatí pozrieť, ako to funguje v praxi na Slovensku, čomu sa venujeme aj v článku Dátové centrá na Slovensku: kedy sa firme oplatí presun a ako vybrať to správne. Otázky ochrany osobných údajov v cloude rieši aj Úrad na ochranu osobných údajov SR, ktorý má k dispozícii aj usmernenia pre prevádzkovateľov pri externom spracovaní dát.

Dostupnosť internetu a výpadky

Cloudová aplikácia je taká dobrá, ako dobré je pripojenie k nej. Ak firma nemá zálohovanú internetovú linku, výpadok pripojenia znamená, že stoja nielen cloudové aplikácie, ale často aj telefónia či interná komunikácia. Preto má zmysel riešiť kvalitnú správu sietí súbežne s prechodom do cloudu, nie až potom, čo sa niečo pokazí.

Ako vybrať a nasadiť cloudovú aplikáciu vo firme

Prechod na cloudovú aplikáciu nemusí byť chaotický, ak sa dodrží niekoľko krokov v správnom poradí.

1. Spíšte si, ktoré procesy (fakturácia, zdieľanie súborov, komunikácia) chcete presunúť do cloudu.
2. Overte, kde poskytovateľ ukladá dáta a aké má certifikácie (napríklad ISO 27001).
3. Nastavte dvojfaktorové overenie pre všetkých používateľov bez výnimky.
4. Pripravte plán zálohy aj pre dáta, ktoré už sú v cloude.
5. Otestujte riešenie na menšej skupine zamestnancov pred plným nasadením.
6. Určite, kto bude mať administrátorský prístup a kto bude riešiť technické problémy.

Ak firma zároveň rieši aj komunikáciu, oplatí sa pozrieť na prepojenie s cloudovou telefóniou, viac o tom v článku VoIP telefónia: Ako ušetriť na firemnej komunikácii.

Hľadám pomoc s prechodom na cloudové aplikácie pre moju malú firmu, čo potrebujem vedieť?

Pre malú firmu do 20 zamestnancov odporúčame najprv zmapovať existujúce aplikácie a prístupy, až potom riešiť samotnú migráciu. Prechod na základné cloudové nástroje, ako je e-mail alebo zdieľané úložisko, zvyčajne zvládne odborník do 1 až 2 týždňov vrátane nastavenia dvojfaktorového overenia a zaškolenia zamestnancov. Dôležité je mať od začiatku jasno, kto spravuje administrátorské účty.

Prečo je to dôležité pre vašu firmu

Cloudové aplikácie zjednodušujú prácu na diaľku, znižujú potrebu vlastného hardvéru a zvyčajne zrýchľujú zavádzanie nových nástrojov. Zároveň ale presúvajú zodpovednosť inam: kým pri vlastnom serveri firma vedela presne, kde dáta ležia, pri cloude záleží na tom, ako dobre sú nastavené prístupy a zmluvné podmienky. Ak chcete mať istotu, že sa s nastavením aj dohľadom niekto priebežne zaoberá, pomôže aj IT monitoring 24/7, ktorý upozorní na nezvyčajné správanie skôr, než spôsobí škodu.

Kým jednoduché nastavenie jedného SaaS nástroja zvládne aj šikovný office manažér, prepojenie viacerých cloudových systémov, nastavenie firemných pravidiel prístupu a riešenie súladu s ochranou dát už vyžaduje skúsenosť. Ak firma rastie, pribúdajú aplikácie aj zamestnanci a ručná správa prestáva stíhať; oplatí sa to zveriť odborníkom, ktorí majú prehľad naprieč bezpečnosťou aj prevádzkou. Vtedy dáva zmysel pravidelná IT podpora, ktorá nastavenie cloudu udržiava funkčné aj po migrácii.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Čo sú cloudové aplikácie?

Cloudové aplikácie sú programy, ktoré nie sú nainštalované na počítači používateľa, ale bežia na vzdialených serveroch poskytovateľa a k používateľovi sa dostávajú cez internet, najčastejšie v prehliadači. Patria sem napríklad e-mailové služby, účtovné systémy alebo nástroje na zdieľanie súborov. Výhodou je, že firma nemusí riešiť vlastný server, nevýhodou je závislosť od funkčného internetového pripojenia.

Čo sa stane s dátami, keď prestanem platiť?

Väčšina poskytovateľov dáta po ukončení predplatného neodstráni okamžite, ale na obmedzený čas ich zablokuje alebo uzamkne pred ďalším prístupom. Presná lehota aj spôsob exportu dát sa líšia podľa poskytovateľa a mali by byť uvedené v zmluvných podmienkach. Preto sa oplatí pred podpisom zistiť, ako dlho má firma na stiahnutie dát a v akom formáte ich dostane, aby neprišla o históriu faktúr či e-mailov.