Automatizácia faktúr a účtovníctva: ušetrite hodiny týždenne

Vystavovanie faktúr, evidencia platieb, komunikácia s účtovníkom a kontrola pohľadávok. Všetko úlohy, ktoré vám berú drahocenný čas, ktorý by ste mohli venovať rozvoju firmy. Dobre nastavená automatizácia faktúr a účtovníctva dokáže ušetriť manažérom malých a stredných firiem aj päť až desať hodín týždenne. Poďme si porovnať tri najbežnejšie prístupy a zistiť, ktorý je pre vašu firmu najvhodnejší.

Tri prístupy k fakturácii a účtovníctvu

Na trhu existujú tri základné spôsoby, ako riešiť faktúry a účtovníctvo vo firme. Každý má svoje výhody, nevýhody a hodí sa pre iný typ podnikania.

1. Manuálny systém s Excelom a Word šablónami

Ide o klasický prístup, kde faktúry vytvárate v textovom editore, evidenciu vedieme v tabuľkách a dokumenty posielate e-mailom. Je to riešenie bez dodatočných nákladov, ale veľmi časovo náročné.

2. Cloudový fakturačný a účtovný systém

Moderné online nástroje typu Superfaktura, Fakturoid alebo iDoklad ponúkajú komplexné riešenie pre malé a stredné firmy. Všetko beží v cloude, máte prístup odkiaľkoľvek a automatizácia je súčasťou balíka.

3. Komplexný ERP systém

Rozsiahle podnikové systémy, ktoré spájajú účtovníctvo, faktúry, sklad, CRM a ďalšie funkcie do jedného celku. Vhodné pre väčšie firmy s komplexnými procesmi.

Porovnanie hlavných charakteristík

Kritérium	Manuálny systém	Cloudový systém	ERP systém
Časová náročnosť	Vysoká, všetko ručne	Nízka, automatizácia	Nízka po zavedení
Implementácia	Okamžitá	1-2 dni	Niekoľko týždňov až mesiacov
Prístup k dátam	Len z počítača	Odkiaľkoľvek online	Podľa nastavenia
Automatické upomienky	Nie	Áno	Áno
Prepojenie s bankou	Nie	Áno	Áno
Export pre účtovníka	Manuálne súbory	Automatický XML export	Priame prepojenie

Výhody a nevýhody jednotlivých riešení

Manuálny systém

Výhody:

Žiadne poplatky za software
Žiadne školenie potrebné
Plná kontrola nad formátom dokumentov
Funguje aj bez internetu

Nevýhody:

Veľká časová náročnosť pri vytváraní faktúr
Vysoké riziko chyby pri prepisovaní údajov
Žiadna automatizácia upomienok a pripomienok
Komplikované vyhľadávanie v starších dokumentoch
Nutnosť manuálneho párovania platieb

Cloudový fakturačný systém

Výhody:

Vytvorenie faktúry za 2 minúty namiesto 15
Automatické posielanie upomienok po splatnosti
Prepojenie s bankovým účtom a automatické párovanie platieb
Prístup odkiaľkoľvek cez mobil alebo počítač
Pripravený export pre účtovníka
Prehľad o stave pohľadávok v reálnom čase

Nevýhody:

Vyžaduje stabilné internetové pripojenie
Potreba zvyknúť si na nové prostredie
Údaje uložené u externého poskytovateľa

Komplexný ERP systém

Výhody:

Všetko na jednom mieste (faktúry, sklad, CRM, účtovníctvo)
Pokročilá analytika a reportovanie
Vhodné pre väčšie tímy s rozdelenými rolami
Možnosť integrácie s ďalšími systémami

Nevýhody:

Dlhá a náročná implementácia
Vyžaduje školenie zamestnancov
Často predimenzované pre malé firmy
Zložitejšia obsluha a údržba

Ako automatizácia šetrí váš čas

Predstavte si typický týždeň vo firme s 20 až 30 faktúrami mesačne. Pri manuálnom systéme strávite vytváraním faktúr, kontrolou platieb a komunikáciou s účtovníkom približne 6 až 8 hodín mesačne. Po prechode na cloudové riešenie tento čas klesne na 1 až 2 hodiny.

Najväčšiu úsporu prinášajú tieto funkcie:

Automatické dopĺňanie údajov: Systém si pamätá vašich klientov, pri opakovanej faktúre stačí jedno kliknutie
Párovanie platieb: Systém automaticky označí faktúru ako uhradenú pri prijatí platby na účet
Upomienky: Automaticky posiela pripomienky pred splatnosťou a upomienky po nej
Export pre účtovníka: Jedným tlačidlom vytvoríte export všetkých dokumentov

Podobne ako pri výbere CRM systému, aj tu platí, že správny nástroj vám ušetrí množstvo času, ktorý môžete investovať do rozvoja biznisu.

Prepojenie s ďalšími systémami

Moderné fakturačné systémy nepracujú v izolácii. Dajú sa prepojiť s ďalšími nástrojmi, ktoré vo firme používate. Najčastejšie ide o prepojenie s bankou, e-shopom, CRM systémom alebo nástrojmi pre správu projektov.

Ak premýšľate o komplexnej digitalizácii firmy, je vhodné riešiť faktúry a účtovníctvo spolu s ďalšími procesmi. Profesionálne cloudové služby dokážu tieto nástroje prepojiť a vytvoriť funkčný ekosystém, v ktorom údaje plynú automaticky medzi systémami.

V kombinácii s umelo inteligenciou, ktorá dokáže napríklad automaticky kategorizovať náklady alebo predpovedať cash flow, získavate ešte silnejší nástroj. Viac o využití AI vbiznise nájdete v našom článku.

Naše odporúčanie podľa typu firmy

Pre živnostníkov a mikrofirmy (1-3 faktúry mesačne):
Ak vystavujete len pár faktúr mesačne, môže vám stačiť aj jednoduchý manuálny systém. Hoci cloudové riešenie by vám ušetrilo čas, návratnosť investície nemusí byť dostatočne rýchla.

Pre malé firmy (5-50 faktúr mesačne):
Tu jasne odporúčame cloudový fakturačný systém. Návratnosť je takmer okamžitá a ušetrený čas vyváži náklady už po prvom mesiaci. Ide o ideálnu voľbu pre väčšinu malých firiem.

Pre stredné firmy (50+ faktúr mesačne, viacero zamestnancov):
Zvážte buď pokročilý cloudový systém s rozšírenými funkciami, alebo komplexné ERP riešenie. Záleží na tom, či potrebujete len faktúry a účtovníctvo, alebo aj ďalšie moduly ako sklad či výrobu.

Pre firmy s komplexnými procesmi:
Ak spájate faktúry so skladom, výrobou, projektovým riadením a potrebujete komplexný reporting, investícia do ERP systému dáva zmysel. Počítajte však s dlhšou implementáciou a potrebou školenia.

Ako začať s automatizáciou

Prechod na automatizované riešenie nemusí byť komplikovaný. Odporúčame tento postup:

Vyskúšajte demo verzie: Väčšina systémov ponúka bezplatný skúšobný prístup na 14-30 dní
Prevezmite základné údaje: Import klientov a produktov zvládnete za hodinu
Nastavte automatizácie: Zapnite upomienky, párovanie platieb a automatický export pre účtovníka
Prepojte systém s bankou: Väčšina cloudových riešení ponúka priame napojenie na bankový účet

Ak si nie ste istí, ktoré riešenie je pre vašu firmu najvhodnejšie, radi vám poradíme. Naši odborníci na firemnú správu IT vám pomôžu vybrať a nastaviť systém presne podľa vašich potrieb.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Koľko stojí cloudový fakturačný systém?

Ceny sa pohybujú od 5 do 30 eur mesačne podľa počtu funkcií a vystavených faktúr. Väčšina poskytovateľov ponúka bezplatný skúšobný prístup, takže si systém môžete vyskúšať bez záväzkov.

Je bezpečné uchovávať faktúry v cloude?

Áno, renomované cloudové systémy používajú šifrovanie dát, pravidelné zálohy a spĺňajú požiadavky GDPR. Vaše dáta sú často lepšie chránené ako na lokálnom počítači bez zálohovania.

Ako dlho trvá prechod z manuálneho systému na cloudový?

Základné nastavenie zvládnete za 1 až 2 dni. Import existujúcich klientov a produktov zaberie zvyčajne niekoľko hodín. Plné využívanie všetkých funkcií vrátane automatizácií si väčšina firiem osvojí do dvoch týždňov.