Digitalizácia firmy: 5 krokov k efektívnejším procesom

Digitalizácia firmy nemusí byť chaos ani drahá revolúcia. V piatich krokoch ukazujeme, ako malé, stredné aj väčšie firmy zjednodušia procesy a ušetria čas. Na konci nájdete postup, ako digitalizovať konkrétny proces, čo si digitalizácia vyžaduje od IT a ako zmerať, či sa oplatila.

Krok 1: Usporiadať dáta

Digitalizácia začína tým, že firma vie, kde má dokumenty a kto k nim pristupuje. Bez poriadku sa len presúva chaos z papiera do systému.

Keď sú dáta usporiadané, všetko ďalšie ide rýchlejšie.

Krok 2: Vybrať správne nástroje

Nie je potrebné nakúpiť všetko naraz. Dôležité je, aby nástroje podporovali reálne procesy a aby ľuďom uľahčovali prácu.

Firmy často zistia, že menej nástrojov znamená viac efektivity.

Krok 3: Zapojenie tímu

Najlepšie riešenia zlyhajú, keď ich ľudia neprijmú. Preto je dôležité komunikovať, prečo sa zmena robí a čo prinesie.

Keď zamestnanci vidia prínos, digitalizácia má reálny dopad.

Krok 4: Automatizovať rutiny

Najväčší zisk je v opakujúcich sa úlohách. Ak sa faktúry, požiadavky alebo schvaľovania zautomatizujú, firma šetrí čas každý deň.

To vytvára priestor na dôležitejšie aktivity.

Krok 5: Priebežná starostlivosť

Digitalizácia nie je jednorazová akcia. Potrebuje pravidelné zlepšovanie a dohľad, aby systém nezastaral.

Ak chcete nastaviť procesy, ktoré fungujú dlhodobo, pomôže IT outsourcing.

Ako digitalizovať konkrétny proces

Najlepšie výsledky prináša digitalizácia po jednotlivých procesoch, nie celej firmy naraz. Vyberte proces, ktorý sa opakuje často, prechádza cez viacerých ľudí a dnes sa v ňom stráca čas, napríklad schvaľovanie objednávok, žiadosti o dovolenku alebo príjem dokumentov od dodávateľov.

1. Zmapujte súčasný stav: kto proces spúšťa, cez koho prechádza a kde sa čaká.
2. Odstráňte zbytočné kroky ešte pred digitalizáciou. Zlý proces v novom systéme zostane zlým procesom.
3. Určte, kde budú dáta uložené a kto k nim bude mať prístup.
4. Nastavte proces v nástroji, ktorý firma už používa, napríklad v Microsoft 365.
5. Spustite ho na jednom oddelení, po mesiaci vyhodnoťte a až potom rozšírte na celú firmu.

Pri schvaľovacích procesoch sa dá ísť ešte ďalej, praktický postup nájdete v článku o automatizácii schvaľovacích procesov. Ak chcete odstrániť papier z celej kancelárie, pozrite si postup zavedenia bezpapierovej kancelárie.

Čo digitalizácia vyžaduje od IT

Digitalizované procesy sú len také spoľahlivé ako IT pod nimi. Keď sa schvaľovanie presunie z papiera do systému, výpadok siete alebo zablokovaný účet zastaví prácu celého oddelenia. Pred spustením preto treba mať vyriešené tri veci: jednotnú správu používateľov a prístupov, zálohovanie dát, ktoré v procese vznikajú, a podporu pre ľudí, keď niečo nefunguje.

Vo firmách s desiatkami až stovkami zamestnancov sa oplatí, aby za celé prostredie, od účtov cez zariadenia po cloud, zodpovedal jeden partner. Firemná správa IT znamená, že digitalizované procesy bežia na stabilnom a udržiavanom základe a nové nástroje sa zavádzajú v súlade s ostatnými systémami.

Ako zmerať, či sa digitalizácia oplatila

Pred spustením si zapíšte, ako dlho proces trvá dnes a koľko ľudí sa na ňom podieľa. Po troch mesiacoch porovnajte. Typické ukazovatele sú čas od žiadosti po schválenie, počet stratených alebo duplicitných dokumentov a počet otázok typu „kde je tá objednávka?“.

Ak sa čísla nezlepšili, problém býva v nastavení procesu alebo v tom, že ho ľudia obchádzajú. Vtedy nepomôže nový nástroj, ale rozhovor s tými, ktorí proces používajú každý deň.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Koľko trvá digitalizácia firmy?

Digitalizácia jedného procesu trvá typicky niekoľko týždňov od zmapovania po spustenie. Digitalizácia celej firmy je postupná a vo väčších organizáciách trvá rok aj dlhšie. Rýchlejšie výsledky prináša postup po jednotlivých procesoch než jeden veľký projekt.

Ktorý proces digitalizovať ako prvý?

Začnite procesom, ktorý sa opakuje často a prechádza cez viacerých ľudí. Typicky ide o schvaľovanie objednávok, žiadosti o dovolenku alebo príjem dokumentov. Prínos je tam viditeľný najrýchlejšie a pomôže presvedčiť aj skeptických kolegov.

Potrebuje firma na digitalizáciu nový softvér?

Často nie. Mnohé firmy už platia Microsoft 365 alebo podobný balík a využívajú z neho len e-mail a kancelárske aplikácie. Pred nákupom nového nástroja sa oplatí overiť, čo umožňujú licencie, ktoré už máte.