Servis IT techniky: kedy riešiť interne a kedy externe

Váš zamestnanec strávi dve hodiny opravou počítača kolegu. Problém nevyrieši. Zavoláte externého technika, ktorý to vybaví za dvadsať minút. Počítali ste niekedy, koľko vás takáto situácia skutočne stojí? Nielen v čase technika, ale aj v stratenom čase toho zamestnanca, ktorý celé dopoludnie nepracoval. Práve tu leží jedna z najčastejších a najdrahších chýb slovenských firiem.

Interný versus externý IT servis: nejde len o peniaze

Väčšina majiteľov firiem si myslí, že mať vlastného IT človeka je lacnejšie. Niekedy to tak aj je. Ale veľmi záleží na tom, čo presne ten človek robí a čo od neho očakávate.

Interný zamestnanec má zmysel vtedy, keď je IT jadrom vášho podnikania. Napríklad v softvérovej firme, v e-commerce s vlastnou platformou alebo vo výrobnom podniku so špeciálnym systémom riadenia. V takýchto prípadoch potrebujete niekoho, kto pozná vaše procesy do hĺbky.

Ak však prevádzkujete bežnú firmu, kde IT slúži najmä ako podpora, situácia je iná. Tu sa oplatí zamyslieť nad tým, či sa neoplatí zveriť starosť externým odborníkom.

Kedy zvládnete IT servis vlastnými silami

Existujú situácie, keď má interné riešenie skutočnú pridanú hodnotu. Nie je to slabosť, je to strategické rozhodnutie.

Veľká firma s komplexnou infraštruktúrou

Ak máte viac ako päťdesiat počítačov, vlastné servery a špecifické podnikové systémy, vlastný IT tím dáva zmysel. Čas odozvy je okamžitý a technici poznajú prostredie naspamäť.

Rutinná každodenná podpora zamestnancov

Resetovanie hesiel, inštalácia softvéru, nastavenie tlačiarní. Toto sú úlohy, ktoré interný IT pracovník zvládne efektívne. Nie je dôvod volať externe kvôli každej drobnosti.

Nezabudnite však, že aj pri internom IT tíme sa oplatí pravidelne urobiť IT audit. Externý pohľad odhalí slepé miesta, ktoré interný zamestnanec jednoducho nevidí, pretože je v prostredí príliš dlho.

Kedy je externý IT servis jednoznačne lepšia voľba

Pre väčšinu slovenských malých a stredných firiem je externá IT servis nielen pohodlnejšia, ale aj efektívnejšia voľba. Tu sú konkrétne situácie.

Máte menej ako dvadsať počítačov

Pri malom počte zariadení sa plný úväzok IT zamestnanca jednoducho nevyplatí. Externe zaplatíte len za skutočne odvedený čas a prácu.

Potrebujete špecialistov na rôzne oblasti

Bezpečnosť, zálohovanie, cloudové riešenia, hardvérové opravy. Každá oblasť si vyžaduje iného špecialistu. Externá firma vám prinesie celý tím odborníkov za cenu jedného interného pracovníka.

Chcete predvídateľné náklady a žiadne prekvapenia

Externá IT podpora funguje na zmluvnom základe. Viete, čo dostanete a za čo platíte. Žiadne nečakané mzdové náklady, žiadne dovolenky ani práceneschopnosti.

Hybridný model: najlepšie z oboch svetov

Mnohé firmy v Európe dnes využívajú takzvaný hybridný prístup. Vlastný IT pracovník rieši každodenné bežné požiadavky. Na komplexnejšie úlohy, bezpečnostné audity či väčšie projekty volajú externú firmu.

Podľa odporúčaní organizácie ENISA (Agentúra EÚ pre kybernetickú bezpečnosť) by malé a stredné podniky mali mať aspoň raz ročne nezávislé externé posúdenie svojej IT infraštruktúry. Interný zamestnanec toto objektívne posúdenie poskytnúť nedokáže.

Tento model funguje aj pri správe zariadení. Bežná správa počítačov môže byť čiastočne interná, kým fyzické opravy alebo výmena komponentov ide externe. Mimochodom, ak riešite aj otázku konca životnosti zariadení, určite si prečítajte aj náš článok o tom, ako správne zlikvidovať staré disky s citlivými dátami. Je to téma, na ktorú firmy často zabúdajú.

Čo rozhoduje: nie je to len cena

Pri rozhodovaní medzi interným a externým servisom zvažujte viac faktorov. Rýchlosť reakcie, šírka odbornosti, zodpovednosť za výsledok a schopnosť rásť spolu s firmou.

Externý partner tiež prinesie pohľad z vonku. Vidí, čo vy nevidíte, pretože ste v tom každý deň ponorení. Ak uvažujete napríklad o optimalizácii pracovísk a zariadení, inšpiráciu nájdete aj v našom článku o ergonómii pracoviska a správnom výbere hardvéru. Aj takéto detaily ovplyvňujú produktivitu tímu.

A nakoniec: ak riešite aj otázku ukladania dát, odporúčame prečítať si, prečo mnohé slovenské firmy dnes siahajú po vlastnom NAS úložisku ako alternatíve ku cloudu.

Správne nastavenie IT servisu nie je jednorazové rozhodnutie. Je to živý proces, ktorý by ste mali prehodnocovať každý rok spolu s rastom firmy.

Čo by vás ešte mohlo zaujímať

Ako zistím, či môj interný IT zamestnanec zvláda všetko potrebné?

Najspoľahlivejší spôsob je externý IT audit. Nezávislý odborník posúdi stav vašej infraštruktúry, bezpečnosti aj procesov a porovná ich s bežnými štandardmi pre firmy vašej veľkosti. Výsledok vám povie, kde sú medzery a kde váš tím odvádza dobrú prácu.

Je externý IT servis spoľahlivý aj pri urgentných problémoch?

Záleží na zmluve a na partnerovi, ktorého si vyberiete. Kvalitná externá IT firma ponúka garantované časy odozvy (tzv. SLA). Pred podpisom zmluvy sa vždy pýtajte konkrétne: do koľkých hodín reagujú, či majú pohotovostnú linku a aké sú podmienky pri výpadku celej siete.

Čo ak máme interného IT človeka, ale niektoré veci nevládze pokryť?

Práve pre takéto firmy je hybridný model ideálny. Interný zamestnanec sa stará o každodennú podporu a rutinné úlohy. Externý partner nastupuje pri väčších projektoch, bezpečnostných auditoch alebo špecializovaných opravách. Oba prístupy sa navzájom dopĺňajú a výsledok je lepší ako každý z nich zvlášť.

Kedy má zmysel prejsť z interného riešenia na externé?

Typicky vtedy, keď váš IT zamestnanec nestíha, keď sa objavujú opakujúce sa problémy, alebo keď firma rastie a IT infraštruktúra sa komplikuje. Dobrý signál je aj chvíľa, keď si uvedomíte, že niektoré oblasti (napríklad kybernetická bezpečnosť alebo zálohovanie) nikto systematicky nerieši.